Dalam
kehidupan sehari-hari, banyak kelompok yang mengadakan pertemuan/rapat baik
kelompok formal seperti organisasi atau perusahaan maupun kelompok tidak formal
seperti kelompok arisan, kelompok belajar, dan sebagainya. Dalam dunia
perkantoran, salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani
pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat yang akan diselenggarakan oleh
pimpinannya, baik dalam hal keperluan dalam jamuan kepada para tamunya (peserta
rapat). Pimpinan mengharapkan sekretarisnya dapat mengurus mulai dari
persiapan, termasuk juga mengawasi perlengkapan-perlengkapan hingga menetukan
macam jamuan makan atau menu makanan.
Rapat
adalah sejenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama untuk
melaksanakan bisnis perusahaan. Menurut Bob Trent, Rapat merupakan sumber
berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat bagi semua pihak (perseorangan
maupun perusahaan).
