System Kearsipan yang Sesuai

1.    System Kearsipan yang Sesuai

         Pengelolaan arsip yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancer seringkali diabaikan dengan berbagai macam alas an. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip dihampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam ini diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

          Dalam perkembangan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuatu tergantung kepada warkat atau record, baik di dunia perusahaan, pemerintahan atau kegiatan kelompok masyarakat. Warkat dianggap sebagai sesuatu yang penting, misalnya surat. Selain surat masih banyak pula hal lain yang termasuk warkat. Maka dapat dibayangkan betapa pentingnya warkat bagi masyarakat modern seperti sekarang ini.

HSE

HSE (Health, Safety, Environment,) atau di beberapa perusahaan juga disebut EHS, HES, SHE, K3LL (Keselamatan & Kesehatan Kerja dan Lindung Lingkungan) dan SSHE (Security, Safety, Health, Environment). Semua itu adalah suatu Departemen atau bagian dari Struktur Organisasi Perusahaan yang mempunyai fungsi pokok terhadap implementasi Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) mulai dari Perencanaan, Pengorganisasian, Penerapan dan Pengawasan serta Pelaporannya. Sementara, di Perusahaan yang mengeksploitasi Sumber Daya Alam ditambah dengan peran terhadap Lingkungan (Lindungan Lingkungan).

Kesehatan dan Keselamatan Kerja Perkantoran

Di era golbalisasi menuntut pelaksanaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) di setiap tempat kerja termasuk di sektor kesehatan. Untuk itu kita perlu mengem-bangkan dan meningkatkan K3 disektor kesehatan dalam rangka menekan serendah mungkin risiko kecelakaan dan penyakit yang timbul akibat hubungan kerja, serta meningkatkan produktivitas dan efesiensi.
Dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari karyawan/pekerja di sektor kesehatan tidak terkecuali di Rumah Sakit maupun perkantoran, akan terpajan dengan resiko bahaya di tempat kerjanya. Resiko ini bervariasi mulai dari yang paling ringan sampai yang paling berat tergantung jenis pekerjaannya.

Masalah Pokok dalam Kearsipan

1)    Masalah pokok dalam kearsipan

          Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

          Menurut Drs. The Liang Gie, masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal berikut.

  1.    Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau organisasi

  2.    Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan

  3.    Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi

  4.    Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (out of date) dan tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kurang pengarahan kepada petugas kearsipan.

Jenis-Jenis Perlengkapan Kearsipan

 1)    Perlengkapan Peralatan Arsip

          Dalam pemilihan perlengkapan kearsipan hendaknya memenuhi syarat. Kriteria pemilihan perlengkapan adalah sebagai berikut.

  a.    Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi   fisik, dan nilainya

  b.    Frekuensi penggunaan arsip

  c.    Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif

  d.    Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisai)

  e.    Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasan

  f.     Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif

  g.    Bentuk organisasi

  h.    Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan

          Ada beberapa jenis perlengkapan yang dibutuhkan untuk proses penyimpanan warkat atau surat, yaitu :

Kebutuhan Bahan dan Alat Kearsipan

1.    Ruang lingkup kearsipan

          Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut system tertentu agar saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.