Jenis-Jenis Perlengkapan Kearsipan

 1)    Perlengkapan Peralatan Arsip

          Dalam pemilihan perlengkapan kearsipan hendaknya memenuhi syarat. Kriteria pemilihan perlengkapan adalah sebagai berikut.

  a.    Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi   fisik, dan nilainya

  b.    Frekuensi penggunaan arsip

  c.    Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif

  d.    Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisai)

  e.    Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasan

  f.     Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif

  g.    Bentuk organisasi

  h.    Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan

          Ada beberapa jenis perlengkapan yang dibutuhkan untuk proses penyimpanan warkat atau surat, yaitu :

  a.    Lembar disposisi

          Dipergunakan untuk mengatur proses pengolahan surat, yang selanjutnya menjadi alat kendali lalu lintas persuratan dan sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini merupakan gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, antar pejabat secara horizontal. Kegiatan ini menggambarkan peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses pengolahan surat

  b.    Kartu kendali

          Berguna sebagai alat pencatat surat, alat pencari/pelacak untuk dapat menentukan/ menetapkan lokasi dan tempat suratdan sebagai arsip pengganti dari surat dinas penting.

          Kartu kendali dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. kartu kendali terdiri atas 3 lembar, yaitu :

1)    Kartu kendali lembar pertama berwarna putih

2)    Kartu kendali lembar kedua berwarna biru

3)    Kartu kendali lembar ketiga berwarna merah

  c.    Kartu tunjuk silang

          Kartu ini hampir sama dengan kartu kendali yang diberkaskan atau difile yang fungsinya untuk mengganti atau mewakili permasalahan (subjek) dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya. Pada kartu tunjuk silang ini dituliskan/dicatatkan dimana surat dismpan.

  d.    Kartu/Lembar Pinjam Arsip

          Kartu/lembar ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Seorang pejabat yang akan meminjam arsip harus mengisi/mencatat pada kartu /lembar yang dimaksud. Lembar ini dipergunakan untuk mempertanggungjawabkan siapa yang meminjam arsip, sekaligus berfungsi sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam atau arsip yang pindah dari kedudukannya.

Kartu ini dibuat rangkap 3 masing-masing untuk :

1)    Disertakan pada surat yang dipinjam

2)    Tinggal pada piñata arsip (sebagai arsip pengganti sementara)

3)    Pada berkas pengingat, ukurannya sama dengan kartu kendali

  e.    Lembar Penerus

          Lembar ini berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi, sebagai alat pengendali dan memonitor surat di lingkungan unit pengolah.

   f.    Kotak Penyimpanan/Pengingat (Ticker File)

          Kotak yang dimaksud merupajan kotak berukuran sedang artinya cukup untuk menyimpan lembar disposisi, kartu/lembar penunjuk silang, kartu/lembar pinjam arsip, dan lembar penerus. Kotak ini pula yang berfungsi sebagai pengingat bagi pengola arsip.

  g.    Map Gantung

          Map semacam ini merupakan map khusus yang memakai gantungan, untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip. Map tersebut berisi himpunan arsip mengenai satu persoalan permasalahan tunggal. Map folder merupakan bentuk fisik dari file atau berkas.

          Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan tittle file yang menambah daya muat dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya verukuran panjang 8-9 cm, dan lebar 2 cm.

  h.    Guide

          Guide disimpan dan diatur di depan folder sebagai penunjuk pembatasan simpanan arsip untuk membedakan/memisahkan antara masalah utama, masalah, dan sub masalah.

          Bentuk guide yaitu segi empat panjang dibuat dari kertas tebal kurang lebih 1 cm.  Ukurannya yaitu panjang 33-35 cm, tinngi 23-24 cm. guide mempunyai tab atau bagian menonjol diatasnya.

   i.      Perlengkapan Lain

Yang dimaksud perlengkapan lain adalah :

1)    Cap tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan nama bulan, yang setiap kali dapat diubah menurut tanggal, bulan, dan tahun yang dikehendaki/sesuai dengan perlunya.

2)    Cap derajat surat, yaitu cap yang diperlukan untuk memberitahukan bahwa surat perlu ditangani dengan kecepatan tertentu (segera, amat segera)

3)    Cap sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah surat itu bersifat rahasia, penting dan lain-lain

   j.     Perlengkapan Perabot

Perlengkapan perabot berupa :

1)    Filling cabinet

2)    Rak arsip

3)    Kotak arsip, dll

2)    Penggunaan Peralatan Arsip

          Peralatan yang dibutuhkan dalam penataan arsip sangatlah banyak. Di antara peralatan itu disesuaikan dengan system kearsipan yang dipergunakan, misalny jika menggunakan system abjad maka peralatan yang dibutuhkan adalah :

  a)    Folder (map arsip)

  b)    Guide

  c)    Laci arsip

  d)    Rak penyortir

Sementara jika yang dipergunakan adalah system masalah adalah :

  a)    Filling cabinet

  b)    Guide

Namun secara umum peralatan yang dipergunakan untuk pengurusan arsip adalah :

  

A. Guide dan Folder

Macam-macam guide yaitu :

1.    Menurut ukurannya dibedakan menjadi :

a)    Guide besar berukuran 36 x 25 cm

Guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder ukuran folio

b)    Guide kecil berukuran 16 x 11 cm

Guide ini dipakai dalam penyimpanan kartu yang berukuran 15 x 10 cm, seperti kartu-kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dan sebagainya

2.    Menurut fungsinya dibedakan menjadi :

a)    Guide posisi pertama

Yaitu guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk antarcaption/ subjek

b)    Guide posisi kedua

Guide yang dipakai sebagai pembatas petunjuk antarsubcaption/ subsubjek

c)    Guide posisi ketiga

Guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk sub-sub caption/ sub-subsubjek

         Folder yaitu berkas lipatan yang biasanya dibuat dari kertas tebal atau plastic tebal untuk menyimpan arsip. Pengertian folder ada 2 macam, yaitu :

1.    Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari :

a)    Brief ordner

Terbuat dari karton tebal, didalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam.

b)    Stopmap folio

Terbuat dari kertas tebal atau plastic tebal

c)    Sneilhechter

Terbuat dari kertas tebal/plastic tebal dengan berbagai variasi alat penjepit di dalamnya yang terbuat dari logam.

d)    Portepel

Terbuat dari karton tebal dengan tali sebagai alat pengikat

e)    Map tanpa daun

Terbuat dari kertas tebal dan memakai tab.

2.    Sebagai nama dari salah satu jenis berkas lipatan yang berupa map tanpa daun.

          Sekarang istilah folder lebih terkenal untuk member nama jenis map. Folder ini ada dua macam yaitu folder biasa dan folder gantung. Folder gantung untuk diletakkan dalam laci filling cabinet yang bergawang. Kecuali tempat penyimpanan berupa folder seperti di atas sekarang banyak sekali dipergunakan kardus/doos/box yang terbuat dari karton untuk menyimpan arsip inaktif.

     B.   Almari Arsip, Rak, dan Kotak Kartu

          Peralatan kearsipan ini tergolong sebagai perabot kantor (office furnitures) yang biasanya terbuat dari kayu atau besi baja sebagai tempat untuk meletakkan folder dan kartu.

          Almari arsip, rak, dan kotak kartu yang terbuat dari yang terbuat dari besi memiliki kelebihan-kelebihan daripada yang terbuat dari kayu, antara lain :

1.    Memiliki kekuatan yang lebih tinggi/lebih awet

2.    Tidak terpengaruh oleh tinggi rendahnya temperature

3.    Aman terhadap api

4.    Mengurangi kemungkinan timbulnya jamur dan rayap

5.    Biasanya standar

Berikut ini diuraikan secara berurutan tentang perabot kantor tersebut.

1.    Almari arsip

Ada berbagai macam almari arsip diantaranya

a)    Almari (cupboard)

b)    Filling cabinet

c)    Almari gambar

2.    Rak Arsip

Tempat penyimpanan brief ordner atau box arsip secara terbuka

3.    Kotak/Almari Kartu

Tempat untuk enyimpan kartu kendali, kartu indeks dan lainnya

Diambil dari Modul Administrasi Perkantoran 4, 2008