System Kearsipan yang Sesuai

1.    System Kearsipan yang Sesuai

         Pengelolaan arsip yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancer seringkali diabaikan dengan berbagai macam alas an. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip dihampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam ini diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

          Dalam perkembangan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuatu tergantung kepada warkat atau record, baik di dunia perusahaan, pemerintahan atau kegiatan kelompok masyarakat. Warkat dianggap sebagai sesuatu yang penting, misalnya surat. Selain surat masih banyak pula hal lain yang termasuk warkat. Maka dapat dibayangkan betapa pentingnya warkat bagi masyarakat modern seperti sekarang ini.

          Dari segi pengelolahan arsip atau lebih dikenal kearsipan (filling), maka fungsi kearsipan adalah :

      1.    Sebagai alat penyimpanan warkat

      2.    Sebagai alat bantuan perpustakaan, khususnya yang menyelenggarakan system sentralisasi

      3.    Merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan/organisasi

      4.    Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

2.    Tujuan Pengelolaan Kearsipan

          Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hokum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan, dan ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif, tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, kepastian hokum, bahkan pembangunan identitas kolektif.

Tujuan kearsipan adalah sebagai berikut.

      1.    Menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali pada waktu diperlukan.

      2.    Menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan,pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan ke masyarakat lain.

      3.    Menyelamatkan arsip-arsip dari kehilangan atau kerusakan.

          Tanpa arsip yang baik, pekerjaan kantor tidak akan berjalan dengan baik. Oleh karena itu, setiap kantor pekerjaan kearsipan dikerjakan oleh tenaga yang khusus mengelola arsip. Jika hal ini dilakukan oleh kantor, maka fungsi bagian earsipan adalah sebagai berikut.

      1.    Menyimpan semua warkat kantor selama diperlukan.

      2.    Menyiapkan semua warkat setiap kali diperlukan

      3.    Mengumpulkan semua warkat/ bahan yang ada sangkut pautnya menjadi satu, sehingga merupakan satu riwayat hidup yang lengkap

          Setiap betapapun kecilnya organisasi/ perusahaan itu sudahdapat dipastikan ingin menyelenggarakan system kearsipan yang baik. Sebab dengan kearsipan yang baik dan terencana dapat memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut.

      1.    Surat menyurat dapat diselenggarakan dengan sistematis kearah penciptaan efisiensi kerja

      2.    Melengkapi bukti bilamana timbul kasus yang menyangsikan

      3.    Memberikan keterangan-keterangan yang diperlukan

      4.    Arsip-arsip mungkin juga memberitahukan tentang kegiatan-kegiatan yang bersaing

      5.    Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan-keputusan yang lebih dapat membantu perumusan kebijaksanaan yang akan dating.

      6.    Pengambilan keputusan didasarkan atas system kearsipan yang baik

          Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya.