Masalah Pokok dalam Kearsipan

1)    Masalah pokok dalam kearsipan

          Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

          Menurut Drs. The Liang Gie, masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal berikut.

  1.    Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau organisasi

  2.    Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan

  3.    Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi

  4.    Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (out of date) dan tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kurang pengarahan kepada petugas kearsipan.

          Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah :

  1.    Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan.

  2.    Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan.

  3.    Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.

  4.    Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama.

  5.    Penyusunan arsip secara serampangan.

  6.    Petugas arsip kurang terampil.

2)    Cara Pemecahan Masalah

          Dari masalah-masalah yang sering timbul di bidang kearsipan, sudah tentu diusahakan cara pemecahan masalah tersebut. Untuk memecahkan masalah itu dapat dilakukan cecerapa langkah sebagai berikut.

   1.    Pergunakan system penyimpanan secara tepat

          System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat.

Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :

a.    System abjad (alphabetic system)

b.    System masalah (subject system)

c.    System tanggal (chronologi system)

d.    System wilayah (geographic system)

e.    System nomer (numberic system)

   2.    Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

Secara penunjang system penyimpanan yaitu :

a.    Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.

b.    Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.

c.    Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.

d.    Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.

   3.    Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

          Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan.

          Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik.

   4.    Penyelenggaraan penyusutan warkat

          Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.

3)    Analisis Kebutuhan Bahan dan Alat

           Agar proses penyimpanan dan penemuan kembali arsip lancer, maka peralatan kearsipan baik jumlah dan mutu harus memadai.

Jenis peralatan kearsipan yang dibutuhkan yaitu :

1.    Lembar disposisi

2.    Kartu kendali

3.    Kartu tunjuk silang

4.    Lembar penerus

5.    Kotak penyimpanan (ticker file)

6.    Map gantung/folder

7.    Guide

8.    Perlengkapan lain

       a)    Cap tanggal

       b)    Cap derajat surat (segera, amat segera)

       c)    Cap sifat surat (rahasia, penting, biasa)

9.    Perlengkapan perabot

      a)    Fillinf cabinet

      b)    Rak arsip

      c)    Kotak arsip, dll.

4)    Penggunaan Peralatan Arsip

          Banyak peralatan yang dibutuhkan dalam perataan arsip, diantara peralatan itu disesuaikan dengan system kearsipan yang dipergunakan, misalnya :

1.    System abjad, maka peralatan yang dibutuhkan:

      a)    Folder/map arsip untuk menyimpan arsip.

      b)    Guide

      c)    Laci arsip

      d)    Rak penyortir

2.    System perihal:

      a)    Filling cabinet

      b)    Guide
Secara umum peralatan yang dipergunakan untuk pengurusan arsip adalah:

1.    Lemari arsip

2.    Tanda batas

3.    Map arsip

4.    Rak sortir

5.    Kartu indeks

Diambil dari Modul Administrasi Perkantoran 4, 2008