Kebutuhan Bahan dan Alat Kearsipan

1.    Ruang lingkup kearsipan

          Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut system tertentu agar saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Dari pengertian tersebut, ruang lingkup kearsipan meliputi :

  a)    Penciptaan dan penerimaan warkat

  b)    Pengumpulan dan penerimaan warkat

  c)    Pemeliharaan dan perawatan warkat

  d)    Penyimpanan arsip

  e)    Pemusnahan arsip

2.    Tujuan kearsipan

          Kegiatan pengelolaan warkat yang dilakukan pada setiap kantor tentu mempunyai tujuan membantu kelancaran kegiatan kentor tersebut. Sebab warkat yang berperan sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen sejalan dengan hal tersebut. Tujuan kearsipan ini banyak pendapat yang menyampaikan gagasannya. Menurut UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal 3, dinyatakan bahwa :

Penyelanggaraan kearsipan bertujuan untuk :

  a.    Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pedidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

  b.    Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

  c.    Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

  d.    Menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya

  e.    Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu system yang komprehensif dan terpadu

  f.     Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

  g.    Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, social, politik, budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa

  h.    Meningkatkan kualitas pelayanan public dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

          Jika memiliki tujuan tersebut, cakupannya terlalu luas/umum dan sasaranya hanya pada kantor-kantor pemeritahan dan lembaga-lembaga Negara yang bertumpu pada kehidupan kenegaraan. Untuk itu Drs. Anhar menyatakan bahwa tujuan kearsipan ialahmenyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudahditemukan sewaktu-waktu diperlukan. Selain itu Drs. E. Martono dalam bukunya Cord Manajemen dan Filling menyatakan bahwa tujuan penataan berkas/kearsipan dapat dirumuskan sebagai berikut :

  a.    Menyediakan warkat bila diperlukan

  b.    Menghindari pemborosan waktu dalam mencari

  c.    Mengumpulkan warkat yang erhubungan satu dengan yang lain

  d.    Mengamankan earkat yang penting dari bahaya pencurian dan kebakaran

  e.    Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi

Sejalan dengan ketiga pendapat tersebut. Maka tujuan kearsipan dapat dirumuskan sebagai berikut :

  a.    Berusaha mengelola arsip yang bernilai guna

          Suatu usaha agar arsip yang dikelola oleh suatu unit kerja kearsipan benar-benar arsip yang dipergunakan kantor tersebut, sedangkan yang tidak banyak hubungannya lebih baik disingkirkan

  b.    Menyimpan warkat secara sistematis dan efisien

         Agar arsip yang tersimpan ke dalam filling cabinet atau tempat penyimpanan lain, mengunakan system yang sesuai, prosedur penimpanan yang benar, metode serta alat penyimpanan yang memadai.

  c.    Menemukan kembali dengan mudah

          Jika pihak lain menginginkan arsip maka petugas arsip harus dapat menemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu harus diusahakan kode-kode penyimpanannya yang memudahkan dalam penemuan kembali

  d.    Pelayanan peminjaman dan penagihan yang teratur

          Dalam melayani peminjaman harus terprogram yang sistematis, demikian pula jika pihak lain tersebut belum mengembalikan arsip perlu penagihan dengan cara yang baik

  e.    Menjamin keselamatan warkat mengenai isinya, maupun wujud fisik warkat tersebut

3.    Tugas-tugas kearsipan

  a.    Menyimpan baerkas surat dinas

          Seluruh surat dinas harus disimpan ditempat yang aman, nyaman, dan bila dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat

  b.    Pemeliharaan dan pengendalian surat dinas

          Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyediakan sarana berupaalmari, rak, dan filling cabinet anti karat. Selain itu harus dapat mengendalikan surat dinas dengan membuat catatan khusus atau format tertentu sehinggaarsip benar-benar terkendali

  c.    Penyusutan dan pemusnahan berkas

          Penyusutan berarti pengurangan atau pemindahan arsip aktif ke file arsip pasif dan menyingkirkan arsip yang tidak berguna lagi yang berpedoman kepada jadwal retensi arsip. Pemusnahan dapat dilakukan dengan pembakaran, dengan zat kimia,atau dengan mesin

  d.    Penemuan kembali berkas surat

          Penyimpanan dengan system yang tepat akan menjamin penemuan kembali arsip secara cepat

4.    Pentingnya sistem kearsipan yang baik

          Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan system kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.

          Kata system dalam hubungannya dengan system kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau penggolongan, tetapi dapat juga berarti macam perlengkapan yang digunakan, organisasi penusunan tenaga kerja, dan mengembalikan surat-surat.

Keuntungan system kearsipan yang baik yaitu :

a)    Kepadatan ; tidak menggunakan terlalu banyak tempat khususnya ruang lantai

b)    Hal dapat didekati : lemari-lemari arsip harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah menyimpan surat-surat atau mengambilnya.

c)    Kesederhanaan : system (khususnya system penggolongan) harus mudah dimengerti dan dilaksanakan

d)    Keamanan : kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya

e)    Kehematan : system kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja, dan biaya lainnya

f)     Elastisitas : bilamana perlu system kearsipan harus dapat diperluas

g)    Warkat-warkat harus diproduksi dengan penangguhan seminimum-minimumnya

h)    Keterangan-keterangan harus diberikan bilamana diperlukan, sehingga dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala(heading)

i)      Warkat-warkat harus selalu disusun secara up-to-date, meskipun hal demikian itu dapat bergantung kepada penusunan tenaga kerja dan pengawasan

j)      Harus dipergunakan system penggolongan yang paling tepat.

Diambil dari Modul Administrasi Perkantoran 4, 2008